Wie Mitarbeiterkommunikation auch beim Kündigungsgespräch gelingt

Trennungen sind nie einfach – egal ob bei einer Partnerschaft oder einem Arbeitsverhältnis. Ein respektvoller Umgang, der richtige Ton und ein wenig Feingefühl können bei einem Kündigungsgespräch allerdings einen großen Unterschied machen, der die Beendigung der Zusammenarbeit für beide Seiten erleichtert.

Wenn Beziehungen in die Brüche gehen, sind es oftmals Worte der Trennung, die darüber entscheiden, ob diese in guter oder schlechter Erinnerung bleibt.  Jeder kennt die oberflächlichen Plattitüden wie „Es liegt nicht an dir“ oder „Wir haben uns auseinandergelebt“, die ausgepackt werden, um unangenehme Aussprachen zu verkürzen. Nicht anders verhält es sich bei der beruflichen Trennung des Arbeitgebers von einem Mitarbeiter seines Unternehmens. Im schlimmsten Falle wird dieser ohne Ankündigung und zufriedenstellende Begründung vor die Tür gesetzt.

Doch auch bei einem gewöhnlichen Kündigungsgespräch kann ohne böse Absicht einiges falsch laufen. Dabei ist heutzutage der letzte Eindruck beinah genauso wichtig wie der erste Eindruck. Ein Blick in die zahlreichen Online-Bewertungsportale für Arbeitgeber reicht aus, um vielversprechende Neubewerber abzuschrecken, wenn dort frustrierte Ex-Mitarbeiter ihre Unzufriedenheit kundtun. Selbstverständlich geschieht eine Kündigung in den meisten Fällen aus guten Gründen und wird nicht leichtfertig über Köpfe hinweg entschieden. Gerade deshalb ist es für ein Unternehmen umso wichtiger, die Beendigung des Arbeitsverhältnisses respektvoll zu kommunizieren.

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Kündigungsgespräch vorbereiten

Wie bei jedem anderen Betriebsmeeting sollte auch bei einer Entlassung eine Vorbereitungszeit eingeplant werden – insbesondere, weil es sich um ein sensibles Thema handelt, bei dem Feinheiten oft große Unterschiede ausmachen. Arglose Formulierungen können schon mal als persönlicher Affront gewertet werden oder ein harmloser Scherz, um die Stimmung aufzulockern, als herablassende Geste. Das bedeutet nicht, dass das Gespräch zuvor am Reißbrett geplant werden muss. Jedoch ist es für den Arbeitgeber ratsam, sich im Vorfeld über den möglichen Gesprächsverlauf Gedanken zu machen. Hilfreich ist auch eine vorherige Rücksprache mit der Personalabteilung, um einen Blick in die Personalakte des Mitarbeiters zu werfen. Dadurch hat er die Möglichkeit nachzuvollziehen, was genau zur finalen Entscheidung führte. Betriebliche Maßnahmen in der Vergangenheit wie Verwarnungen, negatives Feedback oder zurückliegende Weiterbildungsangebote zur Performancesteigerung können sich im Gespräch als nützlich erweisen. Auch in diesen Fällen sollte allerdings bedacht werden, dass es um Fakten und nicht um Vorwürfe oder Ausreden für eine solche Kündigung gehen sollte. Wenn es sich um eine betriebsbedingte Kündigung handelt, sind entsprechend andere Faktoren zu berücksichtigen.

Diskret, direkt & persönlich

Kündigungsgespräche sollten in jedem Falle persönlich und face-to-face erfolgen – alles andere würde einen Mangel an Respekt und Höflichkeit signalisieren. Ist der Termin für ein persönliches Meeting vereinbart, gilt es einen geeigneten Ort zu finden. Es sollte in diskreter Atmosphäre sein – außer Hör- und Sichtweite von Kollegen. In Einzelfällen kann eine Kündigung eskalieren, deshalb ist es ratsam, als „Verstärkung“ einen Personaler mitzubringen, der zur Not auch als Zeuge fungiert. Bei einer Kündigung fällt der Arbeitgeber am besten gleich mit der Tür ins Haus. Damit ein Mitarbeiter weiß, worum es bei dem Meeting geht, sollte die Kündigung direkt und ohne Umschweife ausgesprochen werden. Dass es sich dabei um eine bereits entschiedene Entlassung handelt und kein Raum mehr für Verhandlungen besteht, muss bereits von Beginn an als Gesprächsgrundlage etabliert sein. Wenn anschließend die Gründe einer Entlassung offengelegt werden, ist es sinnvoll, auf Floskeln zu verzichten und eine klare Sprache zu wählen. Respekt bedeutet auch, dem Arbeitnehmer den Entscheidungsprozess transparent zu präsentieren und nachvollziehbar zu machen, statt ihn durch Andeutungen im Unklaren zu lassen. Obwohl ein Kündigungsgespräch idealerweise sachlich, direkt und ohne große Emotionen verläuft, können die Wahl der Worte, des Tons und ein wenig Feingefühl dazu beitragen, dass der Entlassene die Botschaft gefasster aufnimmt. Im Idealfall verlässt er das Gespräch mit dem Gefühl, gekündigt und nicht „gefeuert“ worden zu sein.

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Gekündigt – was nun?

Egal wie positiv ein Kündigungsgespräch verläuft, sitzt der Schock bei einer Entlassung zunächst einmal tief. Deshalb ist es für den Mitarbeiter leichter, wenn ihm der Arbeitgeber entgegenkommt und sagt, wie es nun weitergeht. Im Rahmen des Gesprächs erfolgt die Aushändigung des Kündigungsschreibens in Schriftform. Das Schreiben muss die Einhaltung arbeitsrechtlich festgelegter und vertraglicher Fristen berücksichtigen und vom Arbeitgeber unterzeichnet sein. Auch die fristgerechte Übergabe an den Arbeitnehmer sollte schriftlich festgehalten werden. Nach der Kündigung bleiben meistens zahlreiche Fragen und Formalitäten zu klären wie zum Beispiel eine mögliche Freistellung, die Beendigung laufender Projekte, die Auszahlung von Urlaubs- bzw. Weihnachtsgeld, Überstunden oder Resturlaub etc. Für die Klärung solcher Fragen kann dem Arbeitnehmer auch ein Termin für ein Folgegespräch angeboten oder ein Ansprechpartner genannt werden.

Wenn sich die Wege schließlich trennen, lassen sich die Wogen mit der Aussicht auf ein wohlwollendes Arbeitszeugnis und guten Referenzen glätten, sodass der ehemalige Mitarbeiter die nächsten Herausforderungen, seine weitere berufliche Karriere, hoffentlich mit einem optimistischeren Gefühl in Angriff nehmen kann.

Wichtig für Arbeitgeber

Das Kündigungsgespräch ersetzt nicht die formale und juristisch wirksame Kündigung des Arbeitsverhältnisses. Eine Kündigung hat immer in Schriftform zu erfolgen. Das Kündigungsschreiben muss entweder vom Arbeitgeber oder einer nachweislich dazu befugten Person unterschrieben sein, bevor es dem gekündigten Mitarbeiter übergeben wird. Die Beendigung des Arbeitsverhältnisses untersteht der Einhaltung von Fristen, die im Normalfall im Arbeitsvertrag zu finden sind.

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Checkliste für Kündigungsgespräche

✓ Gesprächsvorbereitung in Rücksprache mit der Personalabteilung

✓ diskretes Meeting: persönliches Gespräch unter vier bzw. sechs Augen

✓ Anwesenheit eines potentiellen Zeugen empfehlenswert

✓ Grund für das Meeting direkt und ohne Umschweife aussprechen

✓ Entscheidung begründen: so lang wie nötig, so knapp wie möglich

✓ Kündigung als final kommunizieren: kein Raum für weitere Verhandlung

✓ Übergabe des Kündigungsschreibens mit Bestätigung der Übergabe

✓ Abschied auf freundschaftlicher Ebene

✓ Ansprechpartner für weitere Fragen und Formalitäten nennen

 

Dominic Fernandez