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Beratung & Betreuung · shape UP Business 4/2019

Fehlzeitenquoten

Die Abteilungen für das Betriebliche Gesundheitsmanagement in Unternehmen werden immer professioneller. Auch im Bereich des Controllings werden die Maßnahmen besser ausgewertet und analysiert, ob sich die Fehlzeitenquoten positiv beeinflussen lassen. Dennoch steigen die durchschnittlichen Fehlzeiten von Mitarbeitern an. Liegt das an einem Managementfehler?

Timo Marx, Unternehmensberater im Bereich BGM

Status quo

Die Fehlzeitenquote hat sich in Deutschland laut RobertKoch-Institut und Statistischem Bundesamt innerhalb der letzten zehn Jahre um rund 30 Prozent erhöht. Im Jahr 2016 lag der Ausfall an Bruttowertschöpfung, mit durchschnittlich 17,5 Ausfalltagen pro Arbeitnehmer, bei 133 Milliarden Euro (1). Und dies trotz massiv gestiegener Investitionen für Betriebliches Gesundheitsmanagement (BGM) und Betriebliche Gesundheitsförderung (BGF), sowie zahlreichen Maßnahmen, wie Gesundheitstagen, Fitness- und Entspannungsangeboten oder Stressmanagement. Es wird immer mehr Geld für den Gesundheitsschutz von Beschäftigten ausgegeben, die Menschen bleiben aber immer öfter krankheitsbedingt von der Arbeit fern. Des Weiteren werden ebenfalls immer mehr Ressourcen in der Personalführung und Organisation bereitgestellt. Somit kommt die Frage auf: Warum führen gesteigerte Investitionen im BGM, BGF und im Personalmanagement trotzdem zu höheren Fehlzeiten?

Definition der Fehlzeitenquote

Arbeitgeber können durch die Fehlzeitenquote feststellen, wie sich der Krankenstand im gesamten Betrieb oder auch in einzelnen Abteilungen entwickelt. Sie ist deshalb eine so wichtige Personalkennzahl, weil sie unter anderem Rückschlüsse auf die Zufriedenheit der Mitarbeiter zulässt.

Als Fehlzeiten gelten nicht nur Erkrankungen der Arbeitnehmer, sondern auch Weiterbildungszeiten, Urlaub oder Mutterschutz. Im praktischen Gebrauch bezieht sich der Begriff der Fehlzeitenquote hauptsächlich auf die Krankheitsthematik bzw. motivationsbedingten Absentismus, da sich Urlaub oder Weiterbildung nicht negativ auf den Betrieb auswirken. Nicht berücksichtigt werden in der Fehlzeitenquote meist Umstände, die keine Lohnfortzahlungspflicht nach sich ziehen (z. B. Langzeiterkrankungen).

Berechnung der Fehlzeitenquote

Fehlzeit in Prozent =

(Abwesenheit : Sollarbeitszeit) x 100

Dabei können die Abwesenheit und die Sollarbeitszeit entweder in Tagen oder in Stunden ausgedrückt werden. Die stundenweise Erfassung ergibt ein noch genaueres Ergebnis (2).

Bedeutung nachhaltiges Personalmanagement

Ein nachhaltiges Personalmanagement steht dafür, dass seine Handlungen, Konzepte und Strategien an langfristigem, wirtschaftlichem Erfolg ausgerichtet sind. Dabei wird sowohl die Funktion der Personalführung als auch die der Personalverwaltung angesprochen. Zudem findet es Anwendung, um den Erfolg eines Unternehmens langfristig zu sichern. Dabei geht es um gleichbleibend hohe Mitarbeiterzufriedenheit für motivierte, gesunde, innovative und produktive Mitarbeiter. Des Weiteren sollte es die Attraktivität des Arbeitsgebers am Bewerbermarkt zur Anwerbung der besten passenden Kandidaten, eine Führungskultur, die das Arbeitsklima optimiert und alle Kräfte auf die Unternehmensziele bündeln (3).

Merkmale der Nachhaltigkeit im Personalmanagement

1. Personalplanung: Der zukünftige Personalbedarf wird im Rahmen der strategischen Unternehmensentwicklung und der Unternehmensziele auf höchster Entscheidungsebene im Unternehmen langfristig ermittelt und geplant. Dabei geht es sowohl um die kollektive als auch die individuelle Personalplanung.

2. Personalentwicklung: Voraussetzung ist eine langfristige Strategie, um Qualifikationen und Kompetenzen der Mitarbeiter zu erhalten und zu verbessern. Um dies zu bewerkstelligen, bedarf es einer kontinuierlichen Situations- und Bedarfsanalyse.

3. Personalkommunikation: Eine integrative Kommunikation in diesem Bereich umfasst interne wie externe Stakeholder, Einzelpersonen, Gruppen, Einheiten sowie Organisationen und dient der Information, Vernetzung und Werbung.

4. Personalbeschaffung: Hierbei ist der Aufbau und die Aufrechterhaltung langfristig erfolgreicher und kostengünstiger Wege und Plattformen zur Personalbeschaffung nötig, wie z. B. eine eigene interne wie externe Karriereseite, die Einstellung neuer Mitarbeiter schon als Praktikant oder Werkstudent und ein strukturiertes Empfehlungsmanagement.

5. Personaleinsatz und -organisation: Beide Bereiche sollten eng gekoppelt sein, um ein langfristiges Ergebnis zu schaffen. Bei der Organisation von Prozessen geht es vor allem darum, Nachfolgeregelungen zu finden, die eine gezielte Weitergabe von Wissen sichern und ein schrittweises vorgenommenes Ausscheiden aus dem Arbeitsleben ermöglichen.

6. Personalcontrolling: Personalmanagement verstanden als strategischer Teil der Unternehmensführung und -entwicklung bedarf einer strukturierten Transparenz und Koordinierung, um nachhaltig erfolgsgerichtet arbeiten zu können.

„Heute bleibe ich zu Hause“

Damit ein nachhaltiges Personalmanagement entstehen kann, ist nicht nur das theoretische Wissen notwendig, sondern auch praktische Einschätzungen von Profis, wie von Prof. Dr. Sabine Hammer. „Das Geld hätten sich die Betriebe und Krankenkassen vermutlich sparen können“, sagt Prof. Dr. Sabine Hammer, die mit einem Forscherteam im Jahr 2018 eine Untersuchung zum Thema Mitarbeiterzufriedenheit und Krankmeldungen abgeschlossen hat. Deutschlandweit wurden in sechs Großunternehmen ausführliche Interviews mit 180 Mitarbeitern aus Handwerk, Personentransport, Reinigung und Service durchgeführt. „Die von uns untersuchten Zielgruppen nehmen diese Aktivitäten sehr häufig als unpassend wahr und empfinden sie teilweise auch als Bevormundung oder Einmischung des Arbeitgebers. Das lässt sich leicht nachvollziehen, wenn zum Beispiel einem körperlich hart arbeitenden Angestellten Fitnesstrainings als besonderes Angebot angekündigt werden.“ Die Hauptursache für erhöhte Fehlzeitenquoten ist nach den Untersuchungsergebnissen der Effizienzdruck, der auf den Unternehmen lastet. Dieser wird nach unten weitergegeben und damit im operativen Bereich besonders spürbar. „Die größte Herausforderung für Betriebe wird unserer Ansicht nach sein, diesen Effizienzdruck so zu kanalisieren, dass die Krankenstände nicht noch weiter steigen beziehungsweise dauerhaft reduziert werden können“, erläutert Hammer. „Für unsere Gesprächspartner war entscheidend, dass sie das Gefühl haben, mehr zu leisten als sie zurückbekommen. Diese Wahrnehmung ist wissenschaftlich sehr gut untersucht und erhöht das Risiko erheblich, langfristig krank zu werden. Die Befragten sind durchaus stolz auf ihre Berufe, trotzdem kämpfen sie mit einer geringen Anerkennung im eigenen Unternehmen und in der Gesellschaft.“ Daraus ergibt sich, dass diese Mitarbeiter nicht nur häufiger krank werden, sondern sich heute eher dafür entscheiden, zum Arzt zu gehen und sich krankschreiben lassen, wenn ihr Gesundheitszustand subjektiv nicht eindeutig ist. „Hier findet eine deutliche Verschiebung statt“, sagt Hammer (4).

Weitere Ursachen für eine zu hohe Fehlzeitenquote

Auch eine heftige Grippewelle kann sich durchaus negativ in den Zahlen niederschlagen. Ein solcher Anstieg sollte dann aber auch zeitlich eingrenzbar sein. Daraufhin sollten die Werte des aktuellen Jahres, mit dem der vergangenen Jahre verglichen werden. Wird nun ein stetiger, langfristiger Anstieg des Krankenstands bemerkt, so sollte dies als Warnsignal aufgefasst werden. Dies lässt sich sehr oft auf eine mangelnde Mitarbeitermotivation zurückführen. Die folgende Abbildung soll die möglichen Ursachen beispielhaft aufzeigen:

Abbildung 1: Mögliche Ursachen von Mitarbeiterfehlzeiten Timo Marx

Präsentismus: Sinnvolle Ergänzung zur Fehlzeitenquote?

Die Unternehmenskultur hat auch einen großen Einfluss auf den sogenannten Präsentismus. In diesem Fall gehen Mitarbeiter trotz einer Erkrankung zur Arbeit, obwohl es legitim und ratsam gewesen wäre, sich krank zu melden oder vom Arzt krankschreiben zu lassen (5). Der Fehlzeiten-Report 2018 vom Wissenschaftlichen Institut der AOK (WIdO) zeigt, dass 21,1 Prozent der Befragten im Durchschnitt arbeiten gingen, obwohl ihr Arzt ihnen davon abgeraten hatte. Bei den Mitarbeitern, die die Arbeit als sinnstiftend empfinden, gingen 18,5 Prozent trotz ärztlichen Widerspruchs zur Arbeit. Bei denen, die ihrer Tätigkeit nicht besonders viel Sinn entnehmen können, gingen 24,8 Prozent krank zur Arbeit (1).

Hingegen der allgemeinen Annahme existiert bis heute weder ein allgemeingültiges Konzept von Präsentismus noch eine einheitliche Definition. Im Vergleich zu Deutschland beschäftigt man sich in den USA bereits länger mit dem Thema Präsentismus, insbesondere seit dem Ende der 1990er-Jahre in Form mehrerer einschlägiger Studien. Hier wurde ergänzend zum Aspekt der Fehlzeiten­ und Krankheitskosten auch der Frage nachgegangen, wie sich die eingeschränkte Leistungsfähigkeit anwesender kranker Mitarbeiter kostenmäßig für das Unternehmen darstellt. Folgerichtig wird in den USA Präsentismus mit einem anderen Schwerpunkt definiert als in Deutschland und Europa. Hier werden stärker die Einbußen der Arbeitsproduktivität betont, die dadurch entstehen, dass ihre Mitarbeiter durch gesundheitliche Beschwerden in ihrer Arbeit eingeschränkt sind und unterhalb ihres durchschnittlichen Arbeitspensums bleiben.

Mit Blick auf Demografie und Epidemiologie stehen dabei in erster Linie chronische Erkrankungen wie Diabetes, Depression, Rückenbeschwerden usw. und deren Auswirkungen auf die Leistungsfähigkeit im Fokus. Kritikwürdig am amerikanischen Ansatz aus europäischer Sicht ist die ausschließliche Betrachtung chronischer Erkrankungen der Beschäftigten. Weder interessieren hier die vielschichtigen Ursachen chronischer Erkrankungen noch werden akute, vorübergehende Erkrankungen berücksichtigt (6).

Das Ausmaß von Präsentismus in Deutschland

Ist es in den letzten zwölf Monaten vorgekommen, dass Sie …

Mit Ja geantwortet

… krank zur Arbeit gegangen sind?

71,2 %

… trotz ärztlichem Rat auf eine Kur verzichtet haben?

8,6 %

… zur Genesung Urlaub genommen haben?

12,8 %

… zur Genesung bis zum Wochenende gewartet haben?

70,2 %

… gegen den Rat des Arztes zur Arbeit gegangen sind?

29,9 %

Folgen einer zu hohen Fehlzeitenquote

Ein gewisses Maß an Krankenstand ist ganz normal und in jedem Unternehmen anzutreffen. Übersteigen die Fehlzeiten jedoch das Normalmaß, kann sich dies negativ auswirken. Mögliche Folgen sind:

  • Ausgleich der ausgefallenen Ressourcen notwendig (z. B. durch Zeitarbeit, Springer),
  • mehr Überstunden für die Kollegen, was wiederum zusätzlich den Stresspegel erhöht,
  • negative Beeinflussung des Betriebsklimas,
  • Verzögerungen bei der Herstellung von Produkten oder Erbringung von Handwerker- und Dienstleistungen,
  • negative Auswirkungen auf das Ansehen bei den Kunden.

Jeder Unternehmer sollte deshalb ein Interesse daran haben, die Fehlzeitenquote möglichst gering zu halten.

Bewusster Einsatz der Fehlzeitenquote im Personalmanagement

Die Analyse der Fehlzeiten als klassischer Indikator der Mitarbeitergesundheit hat zwar nicht ausgedient, sollte aber künftig um die intensivere Betrachtung von Gesundheit und Wohlbefinden der anwesenden Beschäftigten ergänzt werden. Dies bedeutet auch, dass die Fehlzeitenquote eine Grundlage für ein nachhaltiges Personalmanagement darstellt und zu jedem Controlling gehören sollte. Nichtdestotrotz sollte das Controlling differenzierter betrachtet werden und sich mehr am Menschen orientieren. Jedes Unternehmen, welches sich nicht ausgiebig mit den Zahlen im Personalmanagement auseinandersetzt, begeht einen schweren Fehler und wird sich im Personalbereich nicht zukunftsorientiert aufstellen können.

Praxistipps

Fehlzeitenquoten sind die Grundlage für jedes Personalcontrolling.

Vergessen Sie in der Interpretation die Grippewellen nicht.

Nachhaltig bedeutet nicht nur langfristig.

Versetzen Sie sich in den Menschen und verlieren Sie sich nicht in den Zahlen.

„Der Fisch fängt am Kopf an zu stinken“, also seien Sie ein Vorbild.

Literaturverzeichnis

  1. Badura B., Ducki A., Schröder H., Klose J., Meyer M.: Fehlzeiten-Report 2018: Springer-Verlag GmbH Deutschland 2018.
  2. Sage Advice Der Blog für fundiertes Unternehmerwissen. Zugriff am 19.10.2019: https://www.sage.com/de-de/blog/lexikon/fehlzeitenquote/
  3. Nissen R. „nachhaltiges Personalmanagement“, Gabler Wirtschaftslexikon. Zugriff am 17.10.2019: https://wirtschaftslexikon.gabler.de/definition/nachhaltiges-personalmanagement-53887/version-276949
  4. Prof. Dr. Sabine H., H.2018. „Heute bleibe ich zu Hause“ – eine neue Studie zeigt Gründe und Lösungsansätze für hohe Krankenstände (pdf), Hrsg: Hochschule Fresenius. Zugriff am 25.10.2019: https://www.hs-fresenius.de/fileadmin/Pressemitteilungen/181001_PM_Arbeitszufriedenheit.pdf?src=asp-cu&typ=pdf&cid=6930
  5. M. Steinke, B. Badura: Präsentismus: Ein Review zum Stand der Forschung.1. Auflage. Dortmund: Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin 2011.
  6. Kramer I., Oster S., Fiedler M.: iga.Fakten 6 Präsentismus: Verlust von Gesundheit und Produktivität 2013: AOK Bundesverband.